Inventur im Maschinenbau: Wie moderne Fertiger durch Digitalisierung Zeit und Nerven sparen

Die jährliche Inventur ist für viele Unternehmen im Maschinenbau ein unvermeidbarer Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Trotzdem bleibt sie oft ein ungeliebter Prozess: aufwendig, fehleranfällig und mit hohem personellem Einsatz verbunden. Zwischen Papierlisten, unübersichtlichen Lagerstrukturen und engen Zeitfenstern gerät sie schnell zum organisatorischen Kraftakt – vor allem, wenn klassische Verfahren wie die Vollinventur zum Stichtag genutzt werden. 

Dabei gibt es längst Alternativen, die nicht nur effizienter, sondern auch deutlich angenehmer in der Durchführung sind. Insbesondere die Kombination aus digitaler Unterstützung und stressfreien Inventurverfahren wie der Stichprobeninventur bietet Maschinenbauunternehmen enorme Vorteile. 

Spezielle Anforderungen im Maschinenbau

Anders als im klassischen Handel oder in kleineren Lagern stellt der Maschinenbau ganz eigene Anforderungen an die Inventur. Die Lagerflächen sind oft groß, die Artikel vielseitig und die Bestände nicht selten in Bewegung. Werkzeuge, Rohmaterialien, Ersatzkomponenten sowie Halbfertig- und Fertigprodukte befinden sich in unterschiedlichen Prozessstadien oder sind mobil im Einsatz. 

Hinzu kommt: Produktionsabläufe dürfen möglichst nicht unterbrochen werden. Das Inventurteam steht damit vor der Herausforderung, präzise Bestandsdaten zu erheben, ohne dabei laufende Prozesse zu stören oder zusätzliche Ressourcen binden zu müssen.

Warum herkömmliche Verfahren an Grenzen stoßen

Das Standardverfahren, die VolIinventur am Stichtag, wirkt im Maschinenbau oft wie ein Relikt aus analogen Zeiten. Sie verlangt einen fest definierten Zeitpunkt, an dem sämtliche Bestände gezählt werden – meist aufwendig per Hand und mit manuellem Abgleich im System. Das verursacht nicht nur hohe Kosten, sondern birgt auch zahlreiche Fehlerquellen. 

Typische Nachteile der klassischen Inventur im Maschinenbau sind: 

• Hoher personeller Aufwand: Teams müssen aus ihrem Tagesgeschäft abgezogen werden, um mehrere Tage mit der Zählung beschäftigt zu sein.
   
• Produktionsunterbrechungen: Damit keine Bestände übersehen oder doppelt gezählt werden, müssen Prozesse oft angehalten oder verlangsamt werden. 
   
• Fehlerrisiken durch manuelle Erfassung: Medienbrüche führen zu Übertragungsfehlern und mangelnder Datenqualität. 
   
• Kaum Flexibilität: Die gesamte Organisation muss sich auf einen festen Stichtag einstellen – inklusive Vor- und Nachbereitung.

Für viele Unternehmen ist das ein echter Produktivitätskiller, gerade zum Jahresende, wenn das Tagesgeschäft ohnehin intensiv ist. 

Digitalisierung verändert den Inventurprozess

Moderne Technologien eröffnen neue Wege für eine effizientere und flexiblere Inventur. Mit digitalen Werkzeugen wie mobilen Scannern, Tablets oder spezialisierter Inventursoftware lassen sich Prozesse deutlich vereinfachen. Die Daten fließen in Echtzeit ins ERP-System, Fehler durch Medienbrüche werden vermieden und die Transparenz steigt erheblich. 

Ein besonderer Vorteil zeigt sich in der Kombination mit der Stichprobeninventur: Dieses Verfahren erlaubt es, nur einen Bruchteil der Bestände physisch zu erfassen, um auf Basis statistischer Verfahren den Gesamtbestand zu bewerten. Das spart nicht nur Zeit, sondern macht die Inventur in vielen Fällen sogar während des laufenden Betriebs möglich.

Worauf es bei der Umsetzung ankommt

Der Umstieg auf eine digital gestützte Inventur ist kein Hexenwerk – aber er will gut geplant sein. Vor allem im Maschinenbau empfiehlt es sich, Prozesse sorgfältig zu analysieren und die Mitarbeitenden frühzeitig einzubinden. Entscheidend ist, dass Lagerstruktur, Artikelkennzeichnung und IT-Systeme aufeinander abgestimmt sind. 

Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der Umstellung zählen: 

• Technische Integration: Scanner, Tablets und Inventursoftware müssen nahtlos mit dem bestehenden ERP-System kommunizieren.
   
• Datenqualität: Artikelstammdaten sollten vollständig, aktuell und eindeutig gepflegt sein – insbesondere bei Ersatzteilen und Halbfertigerzeugnissen.
   
• Schulung der Mitarbeitenden: Wer versteht, wie das neue Verfahren funktioniert, arbeitet effizienter und macht weniger Fehler.
   
• Klar definierte Abläufe: Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitfenster sollten im Vorfeld abgestimmt und dokumentiert sein.
   
• Pilotphasen nutzen: Eine schrittweise Einführung in ausgewählten Lagerbereichen hilft, Fehler früh zu erkennen und Akzeptanz aufzubauen.

Unternehmen, die diesen Weg bereits gegangen sind, berichten von deutlichen Verbesserungen: kürzere Durchlaufzeiten, bessere Datenqualität und vor allem eine spürbare Entlastung der Mitarbeitenden. 

Fazit: Inventur im Maschinenbau – neu gedacht

Die Inventur ist und bleibt ein zentrales Element im Lager- und Bestandsmanagement. Doch gerade im Maschinenbau – mit seinen komplexen Strukturen und hohen Anforderungen – lohnt sich der Blick auf digitale und prozessorientierte Alternativen. Wer auf moderne Tools und benutzerfreundliche Softwarelösungen wie INVENT XPERT setzt und sich für Verfahren wie die Stichprobeninventur entscheidet, spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern steigert auch die Datenqualität und schafft neue Freiräume im Tagesgeschäft. 

Die Investition in ein digitales Inventurkonzept zahlt sich schnell aus – nicht nur in der nächsten Zählperiode, sondern dauerhaft.

Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um Ihre Inventur effizienter und stressfrei durchzuführen?

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