
30.09.2025 // Daniel Schulteis
Warum saubere Stammdaten die Basis für eine erfolgreiche Stichprobeninventur sind
In diesem Blog erfahren Sie Wissenswertes über Stammdaten und ihre Bedeutung für die Stichprobeninventur.
30.09.2025 Daniel Schulteis
ShareDie Inventur gehört zum Pflichtprogramm jedes Unternehmens, das Waren oder Materialien lagert. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben, gibt Aufschluss über die tatsächlichen Bestände und sorgt für Transparenz in Bilanz und Controlling. In der Praxis ist sie jedoch häufig mit hohem Aufwand, Fehlern und Stillständen verbunden.
Die Stichprobeninventur bietet eine effiziente Alternative zur klassischen Vollinventur. Sie reduziert den Zählaufwand um bis zu 95 Prozent und ist gemäß § 241 Abs. 1 HGB sowie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zulässig, sofern anerkannte mathematisch-statistische Verfahren eingesetzt werden. Diese Verfahren sind durch das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) definiert und werden von Finanzbehörden sowie Prüfern akzeptiert.
Damit die Stichprobeninventur jedoch reibungslos funktioniert, braucht es mehr als ein anerkanntes Verfahren: Die Qualität der Stammdaten entscheidet über Erfolg oder Misserfolg.
Stammdaten sind die grundlegenden Informationen, die Artikel, Materialien und Lagerplätze eindeutig beschreiben. Dazu gehören u. a.:
Diese Daten sind die „Landkarte“ des Lagers. Jede Warenbewegung, von der Einlagerung bis zur Auslieferung, greift auf diese Stammdaten zurück. Sind sie vollständig und korrekt, lassen sich Bestände eindeutig erfassen. Sind sie fehlerhaft, führen sie zu Inkonsistenzen, die spätestens bei der Inventur sichtbar werden.
Während bei der Vollinventur sämtliche Bestände gezählt werden, arbeitet die Stichprobeninventur mit einer Auswahl: Nur bestimmte Artikel oder Lagerplätze werden überprüft, das Ergebnis wird hochgerechnet.
In Deutschland sind vor allem zwei Verfahren zulässig:
Beide Verfahren sind nur dann revisionssicher, wenn die zugrunde liegenden Stammdaten verlässlich sind. Denn: Stammdaten bestimmen, was überhaupt in die Stichprobe eingeht.
Das Ergebnis: Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand, die nicht plausibel erklärt werden können. In der Prüfungspraxis führt das oft zu Nacharbeiten oder sogar zur Ablehnung der durchgeführten Inventur.
Damit die Stichprobeninventur ihre Vorteile entfalten kann, sollten Unternehmen diese Kriterien sicherstellen:
Bei der Vollinventur werden zwar alle Bestände gezählt, doch Fehler in den Stammdaten bleiben meist unerkannt. Die Stichprobeninventur geht einen Schritt weiter: Sie liefert nicht nur ein Inventurergebnis, sondern macht zugleich sichtbar, wie zuverlässig Prozesse und Daten im Unternehmen funktionieren. Damit wird die Inventur zu mehr als einem reinen Zählverfahren – sie entwickelt sich zu einem Instrument der Qualitätssicherung. Auffälligkeiten bei der Durchführung zeigen, wo Stammdaten oder Abläufe nicht stabil sind. Unternehmen gewinnen so wertvolle Hinweise für Verbesserungen, die über die eigentliche Inventur hinausreichen. Die Vorteile liegen daher auf der Hand: Wer die Stichprobeninventur einsetzt, erkennt Schwachstellen frühzeitig, stärkt die Stammdatenqualität und schafft damit eine tragfähige Basis für eine sichere und zukunftsfähige digitale Bestandsführung.
Ein schneller Selbsttest zeigt, ob die Voraussetzungen erfüllt sind:
Nur wenn diese Fragen überwiegend mit „Ja“ beantwortet werden, ist die Basis für eine revisionssichere Stichprobeninventur gelegt.
Die Stichprobeninventur ist eine hocheffiziente und rechtlich anerkannte Methode, um Inventuren schneller, schlanker und revisionssicher durchzuführen. Damit sie ihr volles Potenzial entfalten kann, braucht es eine solide Basis: saubere und verlässliche Stammdaten.
Unternehmen, die ihre Stammdaten konsequent pflegen, profitieren doppelt: Sie sichern sich nicht nur die Effizienzgewinne der Stichprobeninventur, sondern steigern zugleich die Datenqualität im gesamten Unternehmen. Das schafft Vertrauen bei Wirtschaftsprüfern, Transparenz im Controlling und eine belastbare Grundlage für künftige digitale Entwicklungen.
Die Investition in Stammdatenqualität ist daher weit mehr als eine Pflicht – sie ist ein strategischer Erfolgsfaktor für moderne Bestandsführung, rechtliche Sicherheit und nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit.
Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um die Qualität Ihrer Stammdaten zu erhöhen?
Lassen Sie uns gerne auf LinkedIn vernetzen und in den Austausch gehen!
Hier finden Sie mein Profil.
ÜBER UNSERE EXPERT:INNEN
Daniel Schulteis
Experte für Inventur-Management
Daniel Schulteis ist bei INFORM im Account Management mit Fokus auf die Lösung INVENT XPERT für die Stichprobeninventur tätig. Mehr zu seiner Person können Sie seinem LinkedIn-Profil entnehmen.