Weniger Personal, schwankende Aufträge: Deutschlands Industrie steht vor einem neuen Planungsproblem

Aachen, 9. September 2026 – Deutschlands Industrie muss sich weiterhin auf kurzfristige Veränderungen einstellen. Im Juli stieg der reale Auftragseingang im Verarbeitenden Gewerbe gegenüber dem Vormonat zwar um 2,5 Prozent. Ohne Großaufträge gingen die Bestellungen jedoch um 1,4 Prozent zurück. Gleichzeitig sank die Industrieproduktion (Produzierendes Gewerbe ohne Energie und Bau) gegenüber Juni um 2,2 Prozent.

Für Produktionsverantwortliche wird damit eine Frage wichtiger: Passt die verfügbare Mannschaft noch zum aktuellen Produktionsprogramm? Ändern sich Mengen oder Prioritäten, reicht es nicht, Maschinen und Material neu zu disponieren. Auch die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsplatz stehen.

In der Praxis kann genau das zum Engpass werden. Eine Anlage ist verfügbar, das Material liegt bereit, der Auftrag ist eingeplant, doch ein kurzfristiger Ausfall oder eine fehlende Qualifikation verhindert die vorgesehene Besetzung. Dann müssen Produktions- oder Schichtverantwortliche innerhalb kurzer Zeit prüfen, wer einspringen kann und welche Auswirkungen eine Umbesetzung an anderer Stelle hat.

„Entscheidend ist nicht allein, wie viele Mitarbeitende verfügbar sind, sondern ob die richtigen Qualifikationen zum richtigen Zeitpunkt eingesetzt werden können“, sagt Thomas Freyland, Bereichsleiter Workforce Management bei INFORM. „Wenn sich der Produktionsplan kurzfristig ändert, müssen Verantwortliche schnell erkennen können, ob die geplante Besetzung noch funktioniert und welche Alternativen sie haben.“

Weniger Beschäftigte, Qualifikationen bleiben knapp

Die Aufgabe wird anspruchsvoller, weil die personellen Spielräume in vielen Industriebetrieben kleiner werden. Ende des ersten Halbjahres 2026 arbeiteten im Verarbeitenden Gewerbe 5,29 Millionen Menschen. Das waren 144.100 beziehungsweise 2,7 Prozent weniger als ein Jahr zuvor.

Gleichzeitig meldeten im Juli 18,7 Prozent der Industrieunternehmen einen Fachkräftemangel, das sind 4,5 Prozentpunkte mehr als im April. Das ifo Institut verweist dabei auf das Matching-Problem am Arbeitsmarkt: Entscheidend ist, ob die vorhandenen Qualifikationen zu den Anforderungen der Unternehmen passen.

Für einen Produktionsbetrieb bedeutet das: Ein nominell ausreichend besetzter Schichtplan genügt nicht. Je nach Arbeitsplatz müssen bestimmte Maschinenkenntnisse, Funktionen oder Qualifikationen abgedeckt sein. Dazu kommen Arbeitszeit- und Ruhezeitvorgaben, Tarif- und Betriebsvereinbarungen sowie kurzfristige Ausfälle.

Schneller erkennen, wer einspringen kann

INFORM adressiert diese Aufgabe mit seiner Workforce Management Software WorkforcePlus. Die Lösung bringt Informationen über benötigte Besetzungen, Qualifikationen und verfügbare Mitarbeitende zusammen. Ändert sich die Situation, können Verantwortliche prüfen, welche qualifizierten Personen für einen Einsatz infrage kommen und welche Regeln bei einer Umbesetzung zu beachten sind. Die Entscheidung bleibt beim Planer.

Für Produktionsumgebungen berücksichtigt WorkforcePlus unter anderem Qualifikationsmatrizen, unterschiedliche Schichtmodelle und die Besetzung mehrerer Maschinen. Gesetzliche Vorgaben und betriebliche Vereinbarungen lassen sich ebenfalls hinterlegen. Das System kann zudem an bestehende Unternehmenssysteme angebunden werden.

Auch die Beschäftigten können in den Prozess einbezogen werden. Über Self-Service-Funktionen lassen sich beispielsweise Schichten einsehen, Wünsche hinterlegen oder Schichttausche anstoßen. Das erleichtert die Abstimmung, ohne die Verantwortung für die Besetzung aus der Produktion zu verlagern.

„Für einen Produktionsverantwortlichen zählt am Ende, ob der geplante Output mit der verfügbaren Mannschaft tatsächlich machbar ist“, sagt Freyland. „Je früher ein möglicher personeller Engpass sichtbar wird, desto mehr Handlungsmöglichkeiten bleiben.“

In einem Umfeld mit schwankenden Aufträgen und knapper werdenden personellen Ressourcen wird Schichtplanung damit zunehmend zu einer operativen Aufgabe im Produktionsalltag. Nicht jeder Engpass lässt sich durch zusätzliches Personal lösen; manche lassen sich vermeiden, wenn vorhandene Qualifikationen schneller dort eingesetzt werden, wo sie tatsächlich gebraucht werden.