Belastbare Bestandswerte mit weniger Zählaufwand: Geht das wirklich?

Für viele Unternehmen ist die jährliche Inventur ein Kraftakt: Teile des Lagers stehen still, Mitarbeitende zählen Regal für Regal, und der Zeitplan für den Jahresabschluss gerät unter Druck. Trotzdem bleibt am Ende oft die Frage, ob alle Zahlen stimmen. Die Stichprobeninventur verspricht weniger Zählaufwand. 

Doch liefert ein Verfahren, bei dem nur ein Teil des Bestands gezählt wird, Werte, auf die sich Bilanz und Wirtschaftsprüfer verlassen können?
 

Die Kurzantwort:

Ja, und zwar nicht trotz, sondern wegen der Methodik. Die Stichprobeninventur liefert ein Ergebnis, dessen Genauigkeit sich statistisch berechnen und gegenüber dem Wirtschaftsprüfer nachweisen lässt. Unter welchen Voraussetzungen das Verfahren nach § 241 Abs. 1 HGB zulässig ist, lesen Sie in unserem Beitrag „Stichprobeninventur nach HGB: Wann sie zulässig ist.“

In diesem Beitrag beantworten wir die Frage, warum das Ergebnis trägt und wie es entsteht.

Warum weniger Zählen nicht weniger Genauigkeit bedeutet

Das Prinzip kennen Sie vom Wahlabend: Kurz nach Schließung der Wahllokale liegt eine Hochrechnung vor, die dem amtlichen Endergebnis meist sehr nahekommt. Zu diesem Zeitpunkt hat niemand alle Stimmen ausgezählt. Die Hochrechnung ist trotzdem verlässlich, weil die ausgewerteten Daten nach festen statistischen Regeln ausgewählt werden und sich die mögliche Abweichung berechnen lässt.

Bei der Stichprobeninventur verhält es sich ähnlich. Gesetzlich anerkannte mathematisch-statistische Verfahren prüfen die Bestandsqualität in Ihrem Warenwirtschafts-, ERP- oder Lagerverwaltungssystem und zeigen, wie zuverlässig Ihre Bestandsdaten sind. Entscheidend ist dabei, dass die zu zählenden Positionen nach dem Zufallsprinzip ausgewählt werden. Jede Position hat so eine bekannte Wahrscheinlichkeit, in die Stichprobe zu gelangen. Dadurch lässt sich das Ergebnis zuverlässig auf den Gesamtbestand hochrechnen.

Zudem ist die Genauigkeit messbar: Für die Hochrechnung lässt sich berechnen, in welchem Bereich der tatsächliche Bestandswert mit festgelegter Sicherheit liegt. Bleibt die Abweichung innerhalb der Grenzwerte der Prüfungspraxis, ist das Ergebnis einer vollständigen Zählung gleichwertig.

Hinzu kommt: Weniger Zählpositionen bedeuten weniger Fehlerquellen. Bei der Vollinventur müssen unter Zeitdruck zahlreiche Positionen gezählt werden. Wenn diese dann noch mit Papierlisten erfasst werden und manuelle Übertragungen hinzukommen, führt das schnell zu Fehlern. Wie groß diese Fehler sind, misst niemand. Die Stichprobeninventur reduziert die Zählmenge und den damit verbundenen Zählstress deutlich. Teams gewinnen so die nötige Zeit und Ruhe, um die ausgewählten Positionen deutlich sorgfältiger zu erfassen.
 

1. Bestandsdaten bereitstellen: 
   Grundlage sind die Mengen und Werte aus der Lagerbuchführung. Eine Inventursoftware, wie beispielsweise INVENT XPERT, übernimmt sie über Standard-Dateiformate aus dem ERP-, WWS- oder Lagerverwaltungssystem, ohne Programmierung und ohne direkten Datenbankzugriff.
    
2. Schichten und Stichprobe ziehen:
   Bei dem Standardverfahren teilt die Software den Bestand nach Wert in Gruppen ein. Positionen mit besonders hohem Wert werden in der Regel vollständig gezählt, aus den übrigen zieht die Software eine Zufallsstichprobe. So wird der Teil des Bestands, der den Bilanzwert besonders stark prägt, direkt erfasst.
    
3. Zählen:
   Aufgenommen werden nur die ausgewählten Positionen, mit den gewohnten Mitteln: auf Papier, per Barcodescanner oder mit mobilen Geräten. Die bestehenden Abläufe bleiben unverändert.
    
4. Auswerten:
   In manuellen Lägern wird das Ergebnis hochgerechnet. Dabei rechnet die Software die Abweichungen zwischen Zählung und Buchbestand auf das gesamte Lager hoch. In Automatiklägern prüft typischerweise ein Sequentialtest, ob der Buchbestand bestätigt werden kann.
    
5. Differenzen korrigieren und Ergebnis festhalten:
   Festgestellte Mengenabweichungen an den gezählten Positionen werden direkt im führenden System korrigiert. Werden die Fehlergrenzen eingehalten, steht der Inventurwert fest. Auswahl, Zählung und Berechnung werden für die Abschlussprüfung sauber dokumentiert.
    

Worauf es bei der Stichprobeninventur ankommt

Eine ordnungsmäßige Lagerbuchführung und eine nachvollziehbare Dokumentation sind Grundvoraussetzungen. Darüber hinaus beeinflussen zwei Faktoren Aufwand und Ablauf:

• Abweichungen führen zu einer kontrollierten Ausweitung. 
  Werden die Fehlergrenzen nicht eingehalten, wird die Stichprobe erweitert, im Extremfall bis zur vollständigen Aufnahme des betroffenen Bestands. Anders als formale Mängel, die oft erst in der Prüfung auffallen, zeigen sich statistische Abweichungen bereits während des Inventurlaufs. Die Ausweitung ist damit planbar.
   
• Lagergröße und Streuung bestimmen den Effekt. 
  Der nötige Stichprobenumfang hängt vor allem davon ab, wie stark die Bestände in Menge und Wert streuen. Mit der Zahl der Lagerpositionen wächst er nur wenig. Den größten Effekt hat das Verfahren daher in großen Lägern mit gleichmäßigen Beständen.
  
  Ein praktischer Tipp: Stimmen Sie Verfahren und Ablauf vor der ersten Zählung mit Ihrem Wirtschaftsprüfer ab. Das vermeidet Diskussionen kurz vor dem Bilanzstichtag.
  
   

Fazit: Weniger zählen, ohne an Verlässlichkeit zu verlieren

Belastbare Bestandswerte mit weniger Zählaufwand sind kein Widerspruch. Die Verlässlichkeit entsteht gerade durch die Methodik: Der entscheidende Unterschied zur Vollinventur ist, dass deren Erfassungsfehler nirgends ausgewiesen werden, während die Genauigkeit der Stichprobeninventur nachweisbar ist. Belastbar ist ein Bestandswert deshalb nicht allein dadurch, dass alles gezählt wurde. Die Weichen dafür werden vor der ersten Zählung gestellt: bei der Datenbasis, dem Ablauf und der frühzeitigen Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer.