Die versteckten Kosten von Nachzählungen und Bestandsabweichungen

Inventurkosten stehen in fast jedem Unternehmen irgendwo in der Kostenrechnung. Vollständig sind sie dort aber selten. Erfasst wird meist der Personalaufwand fürs Zählen, und genau der ist der kleinste Teil der Rechnung. Der größere Teil verteilt sich über andere Kostenstellen, über andere Abteilungen und über das ganze Jahr.

Zwei Dinge, die gern verwechselt werden

Bestandsabweichungen und Nachzählungen gehören zusammen, kosten aber auf sehr unterschiedliche Weise. 

Eine Bestandsabweichung ist ein Dauerzustand. Buchbestand und tatsächlicher Bestand laufen auseinander, und das kostet unterjährig Geld, auch wenn nie jemand nachzählt. 

Eine Nachzählung zum Stichtag ist dagegen ein Ereignis mit einer anderen Tragweite. Die Nachzählung wird nötig, wenn ein Inventurverfahren den Bestand nicht belastbar nachweisen kann. Sie kommt kurzfristig, ohne Vorlauf und meist im ohnehin belasteten Zeitfenster vor dem Bilanzstichtag. 

Beginnen wir mit der Nachzählung, weil dort der Aufwand am sichtbarsten wird. 

Was eine Nachzählung wirklich kostet

a) Die Nachzählung trifft den laufenden Betrieb 

Eine reguläre Inventur lässt sich planen. Man legt sie in eine umsatzschwache Woche, bereitet das Lager vor und informiert Kunden und Lieferanten rechtzeitig. Eine Nachzählung bekommt diesen Vorlauf nicht. Gesperrte Lagerbereiche blockieren die Kommissionierung, Anlieferungen verschieben sich, und der Rückstau im Wareneingang wird anschließend mit Überstunden abgearbeitet. In Lägern mit hoher Umschlagshäufigkeit schlägt jede Stunde Stillstand direkt auf die Lieferfähigkeit durch. 

b) Die Nachzählung kommt selten allein 

Wenn ein Inventurverfahren den Anforderungen nicht standhält, kann der Wirtschaftsprüfer das Ergebnis nicht als Nachweis anerkennen. Dann wird zumindest teilweise körperlich nachgezählt. Danach müssen die Ergebnisse bewertet, abgestimmt und dokumentiert werden, und erst dann geht es mit dem Abschluss weiter. 

Jede dieser Stufen kostet Zeit, die im Abschlusskalender nicht eingeplant war. Die Folgen liegen meist außerhalb des Lagers: Zusätzliche Prüfungshandlungen und Rückfragen binden das Rechnungswesen, Termine für Feststellung und Offenlegung des Jahresabschlusses geraten unter Druck, und die Geschäftsführung muss sich mit einem Thema befassen, das operativ längst erledigt sein sollte. 

Bemerkenswert daran: Dieser Aufwand wächst nicht mit der Lagergröße, sondern mit dem Zeitdruck. 

c) Die Nachzählung kann neue Fehler erzeugen 

Der am wenigsten beachtete Effekt ist zugleich der unangenehmste. Körperliche Aufnahmen unter Zeitdruck laufen oft mit angelerntem Personal, in langen Schichten und mit hohem Tempo. In der Inventurpraxis ist das häufig die Konstellation, in der die meisten Erfassungsfehler entstehen. 

Eine Nachzählung, die Differenzen beseitigen soll, kann auf diese Weise neue Differenzen in die Lagerbuchführung schreiben. Die fallen im Folgejahr auf und lösen dort wieder Klärungsaufwand aus. Damit sind wir beim zweiten Kostenblock. 

Was Bestandsabweichungen das ganze Jahr über kosten

Stimmen Buchbestand und tatsächlicher Bestand nicht überein, arbeiten alle nachgelagerten Prozesse mit falschen Annahmen: 

Zu hohe Sicherheitsbestände.  
Wer den eigenen Zahlen nicht traut, bestellt früher und mehr. Das bindet Kapital, belegt Fläche und erhöht das Risiko von Überalterung oder Verderb. 

Fehlmengen trotz Buchbestand. 
Aufträge werden zugesagt, obwohl die Ware nicht auffindbar ist. Es folgen Sonderfahrten, Teillieferungen und im schlechtesten Fall ein verlorener Kunde. 

Klärungsaufwand.  
Jede Differenz zwischen System und Regal kostet Suchzeit im Lager und anschließend qualifizierte Zeit für Klärung und Korrekturbuchung. 

Korrekturen zum Stichtag.  
Abweichungen, die erst am Jahresende sichtbar werden, führen zu Bestandskorrekturen mit Ergebniswirkung und werfen die Frage auf, wie belastbar die Zahlen unterjährig eigentlich waren. 

Weil dieser Aufwand über zwölf Monate verteilt anfällt, sieht ihn niemand als Block. Genau deshalb steht er in keiner Entscheidungsvorlage. 

Eine kurze Überschlagsrechnung für den eigenen Betrieb

Branchenwerte helfen hier wenig, weil die Unterschiede zwischen Betrieben zu groß sind. Mit den eigenen Zahlen geht es schnell. Vier Positionen reichen für eine erste grobe Größenordnung: 

1. Sperrstunden mal durchschnittlicher Deckungsbeitrag pro Betriebsstunde im betroffenen Bereich 
2. Zählstunden mal Stundensatz, inklusive Vorbereitung, Abstimmung und Dokumentation
3. Überstunden und Sonderfahrten, um den Rückstau danach abzubauen 
4. Kapitalkosten auf den Teil des Sicherheitsbestands, der nur der Unsicherheit geschuldet ist 

Warum das kein Zählproblem ist

Beide Kostenblöcke  - Bestandsabweichungen und Nachzählungen -   haben dieselbe Ursache, und es ist nicht zu wenig Zählpersonal. Es ist eine Lagerbuchführung, die den Bestand nicht zuverlässig abbildet. Nachzählen behebt das nicht, es deckt es auf. 

Das macht die Datenqualität zum entscheidenden Hebel, der an beiden Enden wirkt: unterjährig weniger Sicherheitsbestand, weniger Fehlmengen, weniger Klärfälle, und am Stichtag die Möglichkeit, den Bestand deutlich einfacher per Stichprobe nachzuweisen, statt vollständig zu zählen. § 241 Abs. 1 HGB erlaubt das, verlangt dafür aber mehr als saubere Daten, nämlich ein anerkanntes statistisches Verfahren, eingehaltene Fehlergrenzen und eine prüffähige Dokumentation. Fehlt davon etwas, steht am Ende genau die Nachzählung, die vermieden werden sollte. Was im Einzelnen verlangt wird und woran Verfahren in der Praxis scheitern, haben wir hier beschrieben: Stichprobeninventur nach HGB: Wann sie zulässig ist und was passiert, wenn eine Voraussetzung fehlt. 
 
Wer über eine Inventurvereinfachung mittels Stichprobe nachdenkt, muss diese Methodik nicht selbst aufsetzen. Softwarelösungen wie beispielsweise INVENT XPERT übernehmen sie: Die Stichprobe wird automatisiert aus dem bestehenden ERP-, WWS- oder Lagerverwaltungssystem gezogen, das passende anerkannte Verfahren angewendet (Differenzenschätzung für manuelle Läger, Sequentialtest typischerweise für Automatikläger), und am Ende ein vollständiger Dokumentationsreport für den Wirtschaftsprüfer erstellt. Das zugrunde liegende Verfahren wurde von PwC nach IDW PS 880 testiert und damit unabhängig bestätigt. 

Fazit: Die teuerste Inventur ist die, die wiederholt werden muss

Bestandsabweichungen und Nachzählungen haben dieselbe Ursache: eine Datengrundlage, auf die weder das Tagesgeschäft noch der Jahresabschluss sich verlassen kann. Wer an der Datenqualität ansetzt, arbeitet unterjährig mit verlässlicheren Beständen und schafft zugleich die Voraussetzung für die Stichprobeninventur – ein Inventurverfahren, das den Inventuraufwand und damit verbundene Kosten dauerhaft senkt. Mehr Zählpersonal leistet beides nicht.  

Noch offene Fragen? 

Welche Läger sich für die Stichprobeninventur eignen, welche Datenqualität vorausgesetzt wird und was Wirtschaftsprüfer konkret erwarten: Die zehn Fragen, die uns am häufigsten zur Stichprobeninventur gestellt werden, haben wir in einem FAQ-Guide kompakt beantwortet.